Digitale Arbeitszeiterfassung umsetzen: Wie KMU die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung rechtssicher und ohne Mehraufwand erfüllen

Ein Betriebsprüfer der Rentenversicherung sitzt im Büro und fragt nach den Arbeitszeitnachweisen der letzten zwei Jahre. In vielen kleinen und mittleren Betrieben entsteht an dieser Stelle hektisches Suchen: ein paar Stundenzettel hier, ein Excel-Blatt dort, bei manchen Mitarbeitenden gar nichts. Dabei ist die Rechtslage seit über drei Jahren eindeutig. Dieser Artikel erklärt, warum die Arbeitszeiterfassung längst Pflicht ist, was Sie konkret erfassen müssen, welche digitale Lösung zu welchem Betrieb passt und wie Sie dabei datenschutzkonform bleiben. Stand: 2026-11-09.

Besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon jetzt?

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits, unabhängig vom noch nicht verabschiedeten neuen Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ein System einführen und betreiben müssen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.

Der Weg dorthin begann auf europäischer Ebene. Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 im sogenannten Stechuhr-Urteil (Rechtssache C-55/18, CCOO), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Weil der deutsche Gesetzgeber das zunächst nicht umsetzte, zog das Bundesarbeitsgericht nach und leitete die Pflicht direkt aus dem bestehenden Arbeitsschutzrecht ab.

Quelle: EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rechtssache C-55/18 (CCOO)

Quelle: Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21)

Für Sie als Geschäftsführer oder Inhaber heißt das: Wer heute keine Arbeitszeit systematisch erfasst, verstößt bereits gegen geltendes Recht, auch wenn die konkrete Reform des Arbeitszeitgesetzes noch läuft. Die Diskussion um ein neues Gesetz ändert nichts an der Grundpflicht, sie legt nur fest, in welcher Form künftig erfasst werden muss.

Was Sie konkret erfassen müssen

Erfassen müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter einzeln. Es reicht nicht, nur Überstunden oder nur die Gesamtstundenzahl pro Monat festzuhalten. Die Aufzeichnung sollte zeitnah erfolgen, idealerweise am Tag der Arbeitsleistung selbst, nicht rückwirkend am Monatsende aus dem Gedächtnis.

Das Bundesarbeitsministerium stellt zwei Punkte klar, die in der Praxis oft für Unsicherheit sorgen. Erstens: Die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden. Mitarbeitende dürfen ihre Zeiten also selbst eintragen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße und vollständige Erfassung bleibt aber beim Arbeitgeber. Zweitens: Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, dazu gleich mehr.

Quelle: BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung

Wie verbreitet die Erfassung heute schon ist, zeigt eine vom BMAS zitierte Zahl: 2023 wurde bei 82 Prozent der Beschäftigten die Arbeitszeit erfasst, bei 18 Prozent dagegen nicht. Fast jeder fünfte Arbeitsplatz ist also noch nicht sauber abgedeckt, und genau dort liegt in vielen Mittelstands- und Bürobetrieben das Risiko.

Muss die Erfassung digital sein? Der Referentenentwurf 2026

Nach aktueller Rechtslage muss die Erfassung nicht elektronisch sein. Das BMAS betont, dass es derzeit keine Formvorschrift gibt, auch eine handschriftliche Aufzeichnung ist zulässig. Der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vom 18. Juni 2026 würde das ändern und die elektronische Erfassung zum Regelfall machen, ist aber noch kein geltendes Recht (Stand: 2026-11-09).

Der Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium verfolgt zwei Ziele zugleich: Er würde die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich vorschreiben und zugleich mehr Flexibilität bei der Arbeitszeit ermöglichen, etwa durch eine stärkere Betrachtung der wöchentlichen statt der täglichen Höchstarbeitszeit. Für die Einführung sind gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße vorgesehen.

Quelle: IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung, Stand und Referentenentwurf

Unser praktischer Rat: Auch wenn Papier formal noch erlaubt ist, lohnt sich für die meisten Betriebe schon jetzt der Umstieg auf eine digitale Lösung. Sie vermeiden doppelte Umstellungen, haben auswertbare Daten für Lohnabrechnung und Prüfungen, und für viele Betriebsgrößen läuft die Übergangsfrist für die elektronische Pflicht ohnehin absehbar zu.

Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?

Die passende Lösung hängt von Betriebsgröße, Arbeitsweise und vorhandener IT ab. Grob lassen sich drei Wege unterscheiden: eine einfache Tabelle oder Papiervorlage, eine Cloud- oder App-basierte Zeiterfassung und ein Terminal mit Chip oder Karte am festen Standort. Für die meisten Büro- und Mittelstandsbetriebe ist eine App- oder Cloud-Lösung heute der sinnvollste Mittelweg.

Entscheidend ist, wie und wo gearbeitet wird. Ein reiner Bürobetrieb mit festen Arbeitsplätzen hat andere Anforderungen als ein Handwerksbetrieb, dessen Mitarbeitende morgens direkt zur Baustelle fahren, oder ein Unternehmen mit mehreren Standorten und Homeoffice. Mobiles Arbeiten spricht klar für eine App, die auch unterwegs funktioniert und zentral auswertbar bleibt.

Wenn Sie ohnehin Microsoft 365 im Einsatz haben, lohnt der Blick, ob eine Lösung sauber an Ihre bestehende Benutzerverwaltung (Microsoft Entra ID) anknüpft. Das spart doppelte Konten und erleichtert das sichere Einrichten neuer Mitarbeitender. Für mobile Teams spielt zusätzlich die sichere Anbindung aus dem Homeoffice eine Rolle, damit Zeiterfassung nicht zum unsicheren Nebeneingang wird.

Datenschutz: Zeiterfassung DSGVO-konform umsetzen

Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und fällt damit unter die DSGVO. Rechtssicher ist sie, wenn Sie nur die erforderlichen Daten erheben (Beginn, Ende, Dauer, Pausen), die Verarbeitung im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren, bei externer Software einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und, falls vorhanden, den Betriebsrat beteiligen. Biometrische Verfahren sind für reine Zeiterfassung regelmäßig tabu.

Der Grundsatz der Datensparsamkeit ist hier der wichtigste Maßstab. Eine Zeiterfassung darf erfassen, wann gearbeitet wurde, aber sie ist kein Überwachungswerkzeug. Dauerhaftes Standort-Tracking, Screenshots oder die Auswertung des Arbeitstempos gehen über den Zweck hinaus und sind in aller Regel unzulässig. Erheben Sie nur, was Sie für die Einhaltung des Arbeitszeitrechts und die Lohnabrechnung wirklich brauchen.

Besonders heikel sind biometrische Verfahren wie Fingerabdruck- oder Gesichtsscanner. Biometrische Daten sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und dürfen nur unter sehr engen Voraussetzungen verarbeitet werden. Für eine reine Zeiterfassung sind sie nicht erforderlich, weil Chip, Karte, PIN oder App denselben Zweck erfüllen. Entsprechend hält die Aufsichtspraxis biometrische Zeiterfassung im Beschäftigungsverhältnis regelmäßig für unzulässig.

Quelle: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)

Nutzen Sie eine Cloud-Lösung, verarbeitet der Anbieter die Daten Ihrer Mitarbeitenden in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie außerdem, wo die Daten gespeichert werden und ob der Anbieter angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nachweist. Diese Einordnung gehört zu den DSGVO-Grundpflichten jedes Unternehmens.

Zur Aufbewahrung: Als Richtwert gelten zwei Jahre, abgeleitet aus § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz für die Aufzeichnung über die werktägliche Arbeitszeit. Lohn- und steuerrelevante Unterlagen bewahren Sie nach der Abgabenordnung länger auf. Nach Ablauf der Fristen sind die Daten zu löschen, halten Sie das in einem Löschkonzept fest, damit es nicht in Vergessenheit gerät.

In sechs Schritten zur rechtssicheren Zeiterfassung

Der Weg zur sauberen Lösung ist überschaubar, wenn Sie ihn strukturiert angehen. Die folgende Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt, von der Bestandsaufnahme über die Auswahl bis zum laufenden Betrieb. Wichtig ist, Datenschutz und Mitbestimmung nicht erst am Ende, sondern parallel mitzudenken.

1. 1
   Ist-Zustand aufnehmen
   Klären Sie, wer heute wie erfasst und wo Lücken sind. Oft fehlt die Erfassung gerade bei Führungskräften, Teilzeit oder mobilen Mitarbeitenden. Halten Sie den Stand schriftlich fest.
2. 2
   Anforderungen festlegen
   Definieren Sie, wie gearbeitet wird: feste Arbeitsplätze, Homeoffice, Außendienst, mehrere Standorte. Daraus ergibt sich, ob App, Browser, Terminal oder eine Kombination passt und ob eine Anbindung an die Lohnabrechnung nötig ist.
3. 3
   Lösung auswählen
   Wählen Sie ein System, das zu Betriebsgröße und Arbeitsweise passt und das eine kommende elektronische Pflicht abdeckt. Achten Sie auf DSGVO-konformen Betrieb, Serverstandort und eine saubere Anbindung an Ihre Benutzerverwaltung.
4. 4
   Datenschutz regeln
   Schließen Sie bei Cloud-Software einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, nehmen Sie die Verarbeitung ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf und legen Sie Lösch- und Zugriffsregeln fest. Verzichten Sie auf biometrische Verfahren.
5. 5
   Betriebsrat und Mitarbeitende einbinden
   Besteht ein Betriebsrat, holen Sie die Mitbestimmung ein, idealerweise über eine Betriebsvereinbarung. Informieren Sie alle Beschäftigten transparent, was erfasst wird, wofür und wer die Daten sehen kann.
6. 6
   Einführen und kontrollieren
   Rollen Sie das System mit einer kurzen Einweisung aus und prüfen Sie nach einigen Wochen, ob wirklich alle Beschäftigten vollständig erfassen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Eingabe delegiert ist.

Was kostet digitale Arbeitszeiterfassung?

Die Kosten für eine digitale Zeiterfassung sind überschaubar und gut planbar. Üblich sind eine monatliche Lizenz pro Mitarbeiter und ein einmaliger Aufwand für Einrichtung, Datenschutzregelung und Einweisung. Hardware fällt nur an, wenn Sie Terminals am Standort einsetzen. Die folgenden Werte dienen der groben Orientierung.

Den Kosten steht ein konkreter Nutzen gegenüber. Eine saubere elektronische Erfassung spart Zeit bei der Lohnabrechnung, liefert belastbare Nachweise bei Betriebsprüfungen und reduziert Streit über Überstunden. Das eigentliche Risiko sind nicht die laufenden Lizenzkosten, sondern eine fehlende oder lückenhafte Erfassung, die bei einer Prüfung auffällt.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Die typischen Fehler bei der Arbeitszeiterfassung sind organisatorischer Natur, nicht technischer. Am häufigsten fehlt es nicht an der Software, sondern daran, dass niemand die Erfassung durchgängig verantwortet und kontrolliert. Drei Muster tauchen in der Praxis immer wieder auf.

Erstens das Abwarten auf das neue Gesetz. Die Grundpflicht gilt heute, nicht erst mit der Reform. Zweitens die unvollständige Erfassung: Führungskräfte, Minijobber oder mobile Mitarbeitende werden vergessen, obwohl die Pflicht für alle Arbeitnehmer gilt. Drittens die vergessene Datenschutzseite: Eine Lösung wird eingeführt, aber ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis und ohne Mitbestimmung des Betriebsrats. Jeder dieser Punkte lässt sich mit geringem Aufwand im Vorfeld vermeiden.

So unterstützt ITCC bei der Arbeitszeiterfassung

ITCC ist Ihre externe IT-Abteilung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei der rechtlichen Bewertung arbeiten wir mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater zusammen. Was wir übernehmen, ist die technische und organisatorische Seite: die Auswahl einer passenden Lösung, die saubere Anbindung an Ihre vorhandene IT und Microsoft 365, den datenschutzkonformen Betrieb und die Einweisung Ihrer Mitarbeitenden.

Nächster Schritt